Po czym poznać, że to co usłyszałem jest tym, co miał na myśli mój rozmówca? Jak budować zaufanie z partnerami biznesowymi? Punktualnie, czyli kiedy? Jeśli szukasz sprawdzonych sposobów na to, jak rozgryźć te kwestie, to lektura tego artykułu pozwoli na lepsze zrozumienie kilku różnic pomiędzy Polakami i Włochami, dzięki czemu Wasza współpraca biznesowa będzie jeszcze bardziej udana.
Erin Meyer w książce z 2014 roku „The Culture Map: Breaking Through the Invisible Boundaries of Global Business” poświęconej analizie wpływu kultur narodowych na biznes prezentuje 8 różnych wymiarów kultur i wyjaśnia, jakie są typowe zachowania dla mieszkańców 67 krajów świata. Oczywiście, że każdy z nas jest przede wszystkim człowiekiem, a dopiero później przedstawicielem jakiegoś narodu. Często jednak, szczególnie w sytuacjach współpracy biznesowej pomiędzy różnymi kulturami okazuje się, że istnieją niepisane zasady, które są oczywiste dla mieszkańców danego kraju, ale zupełnie niejasne dla kogoś z zewnątrz. Warto o nich rozmawiać, bo już sama świadomość istnienia różnic ułatwia wspólną pracę.
Porównanie kultury włoskiej i polskiej zaczniemy od tych wymiarów, które różnią przedstawicieli obu narodów i mogą stać się źródłem nieporozumień zarówno w życiu zawodowym, jak i prywatnym: komunikacja, zaufanie i podejście do czasu.
Komunikacja
Sytuacja: Kilkugodzinne spotkanie pomiędzy włoskimi klientami i polską firmą właśnie się kończy. Włosi dziękują za bardzo udane spotkanie i długo żegnają się z polskimi partnerami rozmawiając na tematy niezwiązane z biznesem. Dla Włochów ustalenia są jasne, mimo że na końcu spotkania nie pojawiło się podsumowanie kolejnych kroków, które należy podjąć. Polacy są mniej zadowoleni ze spotkania, kończą je niepewni co do tego, na co ostatecznie zgodzili się Włosi, woleliby usłyszeć to od nich po to, by nie musieć się niczego domyślać.
Wyjaśnienie: Polacy posługują się językiem jasnym i prostym, ceniona jest bezpośredniość i dosłowność, bo najważniejszym celem jest klarowność wypowiedzi (kultura niskiego kontekstu). Włosi natomiast wypowiadają się w sposób mniej bezpośredni, w rozmowie należy więc czytać między wierszami, bo cel wypowiedzi jest ukryty i rzadko wyrażony otwarcie (kultura wysokiego kontekstu).
Rozwiązanie: Jeśli współpracujesz z przedstawicielem kultury wysokiego kontekstu (np. Włochem) staraj się więcej słuchać niż mówić po to, by zrozumieć, co ta osoba ma naprawdę na myśli. Upewniaj się, czy właściwie zrozumiałeś swojego rozmówcę zadając dodatkowe pytania, osoba ta nie wykłada „kawy na ławę” nie po to, by celowo cię zmylić. Mówienie w sposób pełen niuansów jest po prostu takim, jaki zna najlepiej.
Zaufanie
Sytuacja: Włosi chcą przejąć polską firmę. Podczas pobytu w Polsce, przedstawiciele firmy z Włoch spodziewali się zaproszenia na kolację, ale strona polska nie zaproponowała wspólnego wyjścia zakładając, że goście będą zmęczeni nie tylko długą podróżą, ale też całodniowymi rozmowami na tematy związane z planowaną transakcją. Włosi mają obawy co to tego, czy takiemu partnerowi, który nie pokazuje swojego mniej formalnego oblicza można w ogóle ufać, niespokojnie zaczynają kolejny dzień negocjacji.
Wyjaśnienie: Włosi obdarzają partnerów biznesowych zaufaniem dopiero po spędzeniu z tą osobą czasu poza pracą, stąd duże znaczenie w relacjach biznesowych mają wspólne posiłki, wieczorne wyjścia na drinka, czy długie przerwy kawowe. Istotne jest, by poznać kim tak naprawdę jest człowiek, z którym mamy współpracować, a zrozumiemy to dopiero poświęcając mu czas poza biurem i poznając inne osoby, które mu ufają (zaufanie oparte na relacji). Polacy natomiast są bardziej skłonni skupiać się na zadaniach związanych bezpośrednio z pracą, by w ten sposób ocenić, czy mogą zaufać drugiej stronie, gdy ta wywiązuje się ze zobowiązań. Jeśli tak jest, praca z tą osobą sprawia im przyjemność i zaczynają jej ufać (zaufanie oparte na zadaniu).
Rozwiązanie: Regularne podtrzymywanie kontaktu, nawet gdy nie ma bezpośredniej potrzeby biznesowej, spotkania czy rozmowy telefoniczne bez wyraźnego celu w kulturach, w których zaufanie buduje się na zadaniu wydają się nie wnosić nic ważnego. Jednak dla kultur takich jak włoska „przywitanie się” i zapoznanie z kimś, z kim będziemy pracować w przyszłości ma ogromny wpływ na zbudowanie relacji i jest warunkiem dla dalszej współpracy. Może się więc okazać, że brak zaproszenia na wspólną kolację oznacza brak perspektyw na jakąkolwiek współpracę w przyszłości: wspólny posiłek może być biletem do dalszej wspólnej podróży.
Planowanie
Sytuacja: Polski menedżer firmy doradczej ma w swoim zespole projektowym Włochów. Prawdziwą zmorą jest egzekwowanie rezultatów ich pracy na czas, ponieważ współpracownicy z Włoch luźno podchodzą do terminów, wykazują się za to niezwykłą elastycznością do zmieniających się potrzeb klienta, więc zrealizowane przez nich projekty wyróżniają się wysoką jakością, tylko co zrobić, by dostarczali je punktualnie?
Wyjaśnienie: Polacy cenią sobie sekwencję działań: wolą skończyć jedno zadania zanim rozpoczną kolejne, źle reagują na zmiany planów, bo skupiają się ustalonych harmonogramach i terminach realizacji. Preferują więc punktualność i dobrą organizację kosztem elastyczności (czas liniowy). Włosi zaś są częściej skłonni dostosowywać swoje plany do zmieniającej się dynamicznie rzeczywistości, wiele zadań wykonywanych jest jednocześnie, a przerywanie pracy jest akceptowane. Zdolność adaptacji jest przedkładana nad dobrą organizację nawet kosztem opóźnień (czas elastyczny).
Rozwiązanie: Ile minut po czasie oznacza spóźnienie na spotkanie? To zależy gdzie! We Włoszech przybycie ok. 7 minut po umówionym terminie jest powszechnie akceptowane. Zamiast frustracji na brak elastyczności lub brak punktualności, warto już na początku współpracy ustalić z członkami zespołu jasne zasady prowadzenia spotkań i przekazywania rezultatów pracy bez względu na kultury narodowe. Można np. zaproponować symboliczny system karania za spóźnienia np. 1 euro za przybycie 5 minut po czasie, pieniądze mogą być przeznaczone na wspólne wyjścia zespołu.
Po co nam mapa kultury?
Odległość geograficzna nie stanowi już od dawna przeszkody we współpracy międzynarodowej, dzięki nowoczesnym rozwiązaniom technologicznym możemy komunikować się z całym światem. Odkrywamy, że zdecydowanie więcej nas łączy niż dzieli. Fascynujące jest jednak spojrzenie także na te niewidoczne gołym okiem różnice pomiędzy kulturami, dzięki którym nasze międzykulturowe kontakty będą bardziej udane zarówno w życiu zawodowym, jak i prywatnym.
